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Escribiendo Manual de Usuario de Software en MS Word

Voy a escribir un manual de usuario de un software (escrito para Windows) para un software que hemos desarrollado para nuestro cliente. El manual debe ser lo más detallado posible. Voy a utilizar MS Word 2010 para escribir el manual.

Planeo incluir muchas capturas de pantalla de diversas ventanas del software y anotar en las capturas de pantalla. El tamaño de la página debe ser A4 para que los usuarios también puedan imprimir fácilmente. El problema es que, si tomo capturas de pantalla de pantalla completa (el software ocupa toda la pantalla, excepto la barra de tareas) y trato de ajustarlas en papel tamaño A4, muchos textos en las ventanas, así como las anotaciones, pueden ser difícilmente legibles.

Para facilitar las cosas a los usuarios, estoy pensando en poner enlaces en el manual y incrustar capturas de pantalla en el documento. Al hacer clic en el enlace se debería abrir la imagen incrustada vinculada en pantalla completa. Los usuarios deben poder regresar al manual con o sin cerrar la imagen.

El problema es que no sé si esto se puede hacer en Word. ¿Es posible? Si no, ¿hay algún enfoque alternativo/mejor?

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Taz Puntos 195

Un enfoque alternativo (que puede o no ser factible según su nuevo software) es jugar un poco con las imágenes.

  • ¿Necesitan una captura de pantalla completa o están tratando de llamar la atención sobre un detalle en particular?
    Si no es así, tal vez puedas recortar un poco la imagen.

  • ¿Podría reducir la resolución de su computadora para tomar una captura de pantalla con menos espacio desperdiciado?
    En lugar de tomar la captura de pantalla a 1920x1080, intenta hacerlo a 1024x768 (o una resolución ligeramente más alta/baja dependiendo de sus preferencias. De esa manera, en lugar de tener que escalar mucho la imagen para que quepa en la página, solo necesitaría una escala ligera hacia abajo (o incluso hacia arriba) haciéndola más legible.

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katnekoken Puntos 21

En realidad, he escrito mucha documentación técnica en Word. No es la herramienta que elegiría si tuviera libre elección, pero los escritores técnicos a menudo no la eligen.

Lo que estás hablando es definitivamente factible, pero solo puedo decir eso cuando hago algunas suposiciones sobre cómo vas a entregar el manual. Si planeas entregar el manual como un PDF y colocar esas capturas de pantalla externas en la web, entonces sí, es factible. Word 2010 te permite incrustar enlaces URL en cualquier parte de tu documento. Estos enlaces se conservan cuando guardas el archivo como PDF.

Creo que estás haciendo una mala suposición aquí, y es que una captura de pantalla tiene que mostrar toda la ventana de la aplicación. A menudo capturo solo lo suficiente de la ventana para que el usuario pueda identificar lo mismo en su propio monitor.

No preguntaste sobre software, pero igual te recomendaré algunos. En Windows, SnagIt es la herramienta indispensable para capturar pantallas. Siempre ha sido bueno y ha mejorado con el tiempo. El mecanismo de captura se vuelve cada vez más potente y fácil de usar, y ahora el maldito viene con un editor gráfico bastante bueno, justo para dibujar esos resaltados.

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