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Correo electrónico de Outlook Abuso - Guía de etiqueta para el correo electrónico?

Me he pasado un montón de tiempo la realización de correo migraciones para las empresas que tenían muy poco de enfoque, o de ninguna de tiempo completo en el personal para atender problemas comunes. Como resultado, las políticas que rigen el uso del correo electrónico y best-procesos nunca fueron instituidos. Los usuarios finales en estos entornos no son técnicos y tienden a resistirse al cambio.

Definitivamente entiendo la mecánica de cambiar/mover/actualización de plataformas de correo. En la mayoría de los casos, me ayudan a las empresas en el movimiento de Linux basado en IMAP o POP3 de Microsoft Exchange. Este tipo de movimiento se expone una gran multitud de malos hábitos.

Mi preocupación no es completamente sobre el espacio en disco que participan en el correo electrónico el acaparamiento de los problemas que me he encontrado en el pasado; siempre hay uno en cada empresa. Se trata de los problemas y abusos que habitualmente se ve una vez que estoy trabajando con una empresa en particular.

Durante la última migración, que he visto:

  • Los usuarios que CC: de sí mismos en cada correo electrónico (presumiblemente como una manera de mantener un seguimiento de los hilos de mensaje?).

  • 300 Megabytes mensajes en los Elementos Enviados carpeta?!?

  • Las personas que envían Outlook confirmaciones de lectura en cada mensaje saliente.

  • Los usuarios que mantienen subcarpetas para cada contacto que se corresponden con. A veces de forma manual. A veces con muy roto las reglas del lado cliente.

  • Sobre la organización de las subcarpetas. (algunas carpetas con sólo un mensaje en ellos).

  • Subcarpetas dentro de la Bandeja de entrada (no estoy seguro si esto es una mala práctica, pero se siente mal).

  • La gratuidad del uso de la Prioridad de las Banderas. Todo es de Alta Importancia!!

  • 4+ años de correo electrónico en los Elementos Enviados de la carpeta.

  • 25.000 o más elementos en la Bandeja de entrada (con un gran porcentaje de ellos no leídos).

  • 15,000 o más mensajes en los Elementos Eliminados de la carpeta.

  • Un usuario con los 24.000 puntos en sus Borradores de la carpeta! (el resultado de un mal aplicada en el lado cliente de la regla).

  • Auto-archivos creciendo fuera de control.

¿Cómo sucede esto?

  • Es que el correo electrónico es relativamente nuevo, y los usuarios no están educados sobre cómo utilizar bien?
  • Es un problema de interfaz de usuario donde los Elementos Eliminados carpeta simplemente es un uno-clave del sistema de presentación?
  • Son los administradores que no está haciendo su parte para suavemente ayudar a corregir acciones?
  • Si los usuarios tienen problemas con el correo electrónico básico, ¿cómo enfrentar el reto de la enseñanza acerca de la oficina de las respuestas y cómo trabajar el calendario de grupo (gulp)?

Mi pregunta es si hay un conjunto estándar de las directrices sobre cómo gestionar el correo electrónico? (incluso un folleto?)

El usuario cuestiones de la educación tienden a ralentizar estas implementaciones porque estoy alterando el flujo de trabajo que la gente ha llegado a través de una variedad de medios. Y cuando esto afecta a la gente en todos los niveles y funciones de una organización, parece que no hay ningún estándar en su lugar.

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sysadmin1138 Puntos 86362

Situaciones como estas son el resultado de un par de factores:

  • No formalizada la educación en el uso del correo electrónico
  • Folk-sabiduría basada en la transmisión de tareas comunes como vacaciones reglas y cómo configurar automática de los solicitantes de
  • La falta de dolor para no borrar nada

En estos días, no estamos en el punto donde una mayoría de la fuerza laboral total ha estado tratando con el correo electrónico de toda su carrera, pero para llegar allí. Pero definitivamente estamos pasado la marca del 50% de la gente que ha estado tratando durante más de una década, así que hay un montón de malas-pasado-práctica todavía allí.

El último entorno de Exchange yo estaba involucrado tenía todos esos problemas. En algunos casos fue debido a una determinada minoría que insistió en que no sean de Outlook interfaces para el Intercambio que tuvo.... efectos secundarios. Algo de esto fue el resultado de azar agitando hasta que miré a la derecha, luego a la izquierda solo por cinco años.

La gestión del correo electrónico es una intensa cosa personal, y se ven obligados desde lo alto por El Hombre para presentar las cosas así porque algún tonto folleto dice que es la manera que debe ser no es reunieron con gusto. En ambientes extremadamente pequeñas cuotas de buzón de correo que usted termina con PST-archivos-de-inusual-tamaño con el aspecto de su demasiadas carpetas ejemplo.

Donde solíamos pasar algún tiempo a educar a los usuarios fue en:

  • La carpeta Elementos Eliminados no es una presentación del gabinete. De hecho, se la vacía! Aquí está cómo configurar una auto-delete proceso de...
  • Cuando la creación de una oficina de la regla, aquí están algunas pautas.
  • Esto es lo que puede hacer cuando usted consigue el "buzón es demasiado grande" de los correos electrónicos.

En breve, nos hemos centrado en el dolor de las áreas. No nos importa si un usuario crea una carpeta por cada día para poner al día la correspondencia, o si acaba de dejarlo todo en Bandeja de entrada y busca cada vez que necesitaba algo (gmail estilo!).

  • Elementos eliminados en realidad, teníamos los usuarios que tiene bastante de mal humor cuando hicimos de todo el sistema de color de elementos eliminados durante la migración. Así que escribió algunas cosas para desalentar el uso de la basura de reciclaje, como un archivador.
  • Fuera de la oficina reglas de La grand-alta de los administradores de sistemas se estaban cansando de manejo de solicitudes del servicio de asistencia de optimización mal escrito OO reglas, así que escribió algunos de capacitación sobre cómo configurar una buena.
  • Buzón demasiado grande tuvimos cuotas de correo, porque hemos tenido. Así que escribió doc sobre maneras de mantenerse bajo. En el tiempo, frecuentes de nuestros volantes cambiado su correo retención de las formas.

Las únicas normas que cumplir eran:

  • Mantener a su buzón de correo electrónico abajo por debajo de un cierto tamaño (aquí están algunas maneras de hacer eso)
  • No molestar con mensajes OO
  • No proporcione su contraseña de correo, incluso a su secretario. Nos referimos a ella. Aquí es cómo usted delegado...

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Cheekaleak Puntos 10346

Me gusta esta analogía de su buzón en la casa para tratar de lidiar con el "malo" de los usuarios de correo electrónico.

No deje todas sus cerrado de spam en tu buzón de correo, de no guardar sus facturas, su foto de su sobrina en el zoológico, o cualquier otra cosa allí. Que los lleve a cabo y sea tirar a la basura, o ponerlo en algún otro lugar para su custodia. Tratar a su buzón de correo electrónico, como si fuera tu casa buzón de correo.

Con eso se dice, la educación de los usuarios y de la formación adecuada va un largo camino. Vigilamos el cumplimiento de los límites de los buzones dentro de la razón, y alinear enviar y recibir las limitaciones de tamaño de google para evitar problemas. Independientemente de ello, siempre habrá un usuario que piensa que todo lo que "debería funcionar" sin ellos tener que lidiar con ella (es decir, limpiar su buzón de correo en algún momento en los muchos años de acumulación).

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