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Correo electrónico acaparador de intervención y educación - (entorno de Exchange)

A lo largo de mi carrera, me he encontrado con unos cuantos usuarios que fueron de correo electrónico a los acaparadores...

Estoy dirigiendo un 100-entorno de usuario donde los usuarios previamente había 100mb de cuotas y un básico de Cyrus IMAP/Postfix solución. Que llevó a muchos almacenada localmente por correo electrónico y los problemas relacionados con la retención de los datos y el correo perdido siguiente PC fracasos.

Inmediatamente moví hacia Exchange 2010 con MailArchiva (para el descubrimiento/archivado) y han sido a lo largo de zumbido durante casi un año en esta configuración. Todo de entrada y de salida se archivan y conservan para fines de cumplimiento. Yo inicialmente conjunto de 3 gb de buzón de límites por usuario. Un puñado de usuarios que necesitan espacio extra para sus conjuntos de trabajo de correo electrónico y fueron capaces de justificar, así que me he hecho algunas excepciones. Sin embargo, yo tengo uno en particular-malo (pero importante) usuario cuyo buzón de entrada es en la actualidad de 22.000 artículos, de los cuales 14.000 son leídos. No es probable que el número de mensajes, pero la naturaleza de la dirección de correo electrónico; un montón de informes, declaraciones y grandes archivos adjuntos en PDF. Este es también un usuario de Blackberry, por lo que sospecho que han leído el correo de forma selectiva, basada en el tema. El usuario ha alcanzado el límite de 3GB por primera vez y no está dispuesto a podar el buzón. Tuve cuidado de su 3,000 elementos eliminados para mantener el correo que fluye, pero estoy en una pérdida sobre cómo educar a los usuarios sobre cómo organizar su correo electrónico. Puedo instituto de políticas más estrictas y ser un hardass, o podría sentarme con el usuario y ayudar a ordenar y purgar el correo. De cualquier manera, no aborda el verdadero problema de cómo ayudar con la educación.

¿Alguien aquí tiene algunos consejos sobre cómo lidiar con este tipo de situación? Me gustaría algunos ejemplos de pautas. Si usted está usando las políticas de tu empresa, ¿qué tipos de políticas a fin de mantener a la gente bajo control?

Me parece que la gente use el correo de manera diferente, pero es un desafío a la fuerza en un modo particular de organización. Me pueden incluso no ser el mejor ejemplo, pero también sé qué guardar y qué eliminar.

Actualización - La primera batalla, en la que he sido capaz de mantener al usuario en el buzón de Exchange límite razonable de la poda. Sin embargo, fui a reconstruir el equipo del usuario y descubrió un 17GB archivo PST local, con más de 6.500 subcarpetas! El usuario ha realizado la copia (no se mueve) mensajes en una matriz de subcarpetas; a veces con solo los mensajes se copian/archivado en varias carpetas. Caracteres de subrayado (_) y prefijos (a-z) se utiliza para controlar el orden de visualización de las carpetas dentro del archivo! El usuario también había sido CC ing mismos en el correo saliente a fin de tener una Bandeja de entrada de grabación de mensajes para luego ser presentada en uno de los locales de PST subcarpetas. Esta es una necesidad absoluta el mal uso de la tecnología y es un miedo a la forma de organizar los datos de la empresa. Yo soy de entregarlo a los propietarios para abordar la situación, como es ahora una compañía de responsabilidad.

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Zoredache Puntos 84524

Nuestra solución fue un pozo doloroso. Una de nuestras organizaciones asociadas (educación k-12) fue golpeado por petición de descubrimiento en un juicio (FOIA). Los costos de ordenar a través de las toneladas de correo electrónico y redactar el secreto bits fue enorme (~$100k) debido a la cantidad de correo electrónico se salvó de que puede haber partido de la solicitud. Nuestros abogados sugerido, y de nuestro Superintendente poner en su lugar una estricta política de retención así que podría limitar los costes de una solicitud para nosotros en el futuro.

Por defecto, el correo es purgado después de 45 días. Nada de lo que debe ser guardado por razones legales, se debe mover a una carpeta administrada. Hay un par de diferentes carpetas administradas con diversas políticas de retención aplicada.

De todos modos, mi punto es, esta debe ser una decisión de negocios, no ES quejarse de almacenamiento. Hacer su mejor esfuerzo para hacer que los costos reales, y señalar los posibles costos de tener un enorme buzón de correo. Luego de que el ejecutivo a tomar una decisión basada en costos.

Un arbitrario asignado cuota no tendrá sentido para un usuario.

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Evan Anderson Puntos 118832

Yo creo que no es su problema. A mi mente es de algún gerente del problema. No creo que usted necesita para ser un hardass, pero suena como si alguien la necesita.

El usuario sin restricciones de almacenamiento de correo electrónico está costando dinero a la compañía. El usuario no podrá acumular la basura en su oficina - ¿por qué debería el acaparamiento de la basura en el servidor de correo va a ser diferente?

Tiene que establecer los límites de almacenamiento de datos, porque de rendimiento y de copia de seguridad de preocupaciones. Estos son real, físico, tangible preocupaciones. Esperamos que sus políticas corporativas de seguridad de TI, recuperación de desastres, de retención de correo electrónico, de uso aceptable, etc, dar a estos tipos de preocupaciones de algunos de los "dientes".

Si es absolutamente corresponde a "ayudar" al usuario me gustaría considerar, como mínimo, la configuración de las reglas de Outlook a un archivo los mensajes entrantes en"2010", "2011", "2012", etc carpetas según la fecha de recibido. A continuación, el usuario (o) se puede eliminar mensajes de correo electrónico antiguos un año a la vez. Que también va a mantener la carpeta Bandeja de entrada más pequeña.

He sido un contratista para casi todos los de mi "vida", así que nunca he tenido que luchar las batallas políticas en torno a algo como esto. Si yo tuviera una "C" nivel de usuario (o en un pequeño negocio con el dueño o la familia del dueño) que era problemática como esta yo probablemente acabaría capitular, en lugar de luchar. Me gustaría probar a hacer un caso de negocio, por lo menos, pero probablemente me acaban de dar, y me gustaría definitivamente quiere que el caso de negocio en la escritura para "CYA" a los efectos de si su acaparamiento termina generando dificultades operativas.

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sysadmin1138 Puntos 86362

Esto puede ser un puro problema de gestión, pero en mi experiencia, este tipo de decisiones se delega a la administración de personal para justificar y hacer cumplir todos demasiado a menudo. Debido a esto, es mi trabajo como administrador de sistemas para convencer a la administración de que hay un problema aquí y debería ser tomado en serio, y a plantear los mecanismos de gestión que pueden ser útiles.

Uno de mis antiguos empleadores tenían un sistema de GroupWise, que en el momento no tenía ninguna cuota de mecanismos en ella (esto fue hace un tiempo, GW ha tenido por algún tiempo). Así que en última instancia se recurrió a la presión de los compañeros método. Cada mes nos gustaría imprimir un informe de la $X correo más grandes cajas en cada departamento y enviar los informes a que fuera a la oficina de los gestores. Dentro de dos meses en el top-5 de la lista de buzones mayores tenían una mucho más pequeña de tamaño medio.

Algunos de los métodos que he encontrado útil para convencer a la administración para prestar atención a este problema:

Definir el costo de almacenamiento de correo electrónico

Si usted está recibiendo el "pero Google no es" el retroceso, inicio la construcción de propagación de las hojas que muestran cuánto de correo de los costos. A los gerentes a comprender costo. Usted o las personas que usted compra a través de las cosas, tener los gastos de su servidor de hardware, software, software antivirus, y otros gastos relacionados. A partir de este se puede asignar un dólares por MB número para el almacenamiento de correo. Esto le permite dar un decentemente buen valor en dólares de un 3 GB de buzón frente a un buzón de 200MB.

Esto, por cierto, es la razón por la que usted aprendió de álgebra en la escuela.

Esto puede proceder de tres maneras:

  1. Ellos aumentan su correo de almacenamiento de pasar. Que ver los números, se dio cuenta de que están bajo investigación, y tirar el dinero en él para llegar a donde usted "debe" ser.
  2. Se compromete a proporcionar presión a la baja en el correo de crecimiento en orden a un mejor control de este costo.
  3. Dicen %*&!@ ! A la nube!

Producir un sistema de correo de los costes de actualización de

Si el de arriba está más allá de su mad spreadsheeting habilidades, la producción de actualización de los planes para mantener a la vanguardia de su almacenamiento de la curva de consumo es una buena manera de, al menos, comenzar la conversación. Cuando ven bigbigmoney por las actualizaciones, les va a preguntar por qué. Y luego te voy a contar. Cuando me preguntan cómo se puede evitar este costo, la mención de proporcionar presión a la baja sobre los grandes usuarios de correo.


He hecho tanto de los de arriba para justificar el simple almacenamiento de compras. Las mismas técnicas de trabajo para el correo electrónico, en el que tienes toda una pila de aplicaciones sentado en la cima de su capacidad de almacenamiento/copia de seguridad de las infraestructuras. De dólares (o la moneda de su elección) por unidad es un gran método de poner de relieve los costos y los peligros de los excesos. A veces puede causar importantes cambios estratégicos (véase también, a la nube!). A veces puede despegarse de los recursos.

Políticamente hablando, es una buena idea para ofrecer algunas sugerencias para proporcionar presión a la baja para el correo electrónico de consumo. Pero eso es lo que son, sugerencias a la administración que tiene que aplicarlas, o convencer a otros gestores de hacerlo.

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Ward Puntos 8076

Hemos tenido el mismo problema, es en la actualidad bajo control, pero estoy seguro de que va a volver.

Primero de todo, rara vez es el número de mensajes que un problema - y no en su caso, de 22.000 no es nada, mi buzón de correo se ejecuta a más de 200.000 mensaje - es el &^%$# adjuntos.

Creo que los archivos adjuntos son una terrible manera de almacenar archivos, pero un montón de gente le gusta porque es de preservadores de algunos meta-datos: fecha de envío o recepción y que un archivo fue enviado o del vino). También, la gente es perezosa - se necesita tiempo para guardar y eliminar archivos adjuntos.

En nuestro caso, la educación era la clave: nos aseguramos de que las personas que "necesitan" una mayor cuota entendido los costes ocultos (tiempo de copia de seguridad y las necesidades de almacenamiento, el tiempo de recuperación, la pesadilla, si hay un problema legal, etc.)

Luego, nos aseguramos de que entiende que el problema más grande era adjuntos (esta es la razón por la que me mantuvo tantos mensajes de correo electrónico en línea - yo rigurosamente deshice de mis apegos, así que me podría apuntar para mi propio buzón y decir "tengo 20 veces la cantidad de correo que ustedes, pero a mi casilla de correo es menos de 1/4 del tamaño") y les dio algunas herramientas para ayudarles a lidiar con los archivos adjuntos.

Las herramientas que utilizamos fueron en su mayoría más de la formación - por ejemplo, cómo ordenar los mensajes por tamaño, cómo guardar archivos adjuntos, cómo guardar varios archivos adjuntos a la vez, cómo guardar un correo electrónico a un archivo si querían que la "meta-datos" de cómo eliminar los archivos adjuntos (y la necesidad de GUARDAR los cambios después de la eliminación de ellos), ayuda con la configuración de las estructuras de directorios y así sucesivamente.

En exactamente dos de los casos (y uno de ellos era yo), hemos sido capaces de utilizar la 3ª parte de las herramientas para ayudar. Hay un montón de herramientas que te guarde los mensajes y/o archivos, se utiliza EZDetach y MessageSave, está bien, pero no muy amigable suficiente para un montón de gente (para ser justos, ninguno de los productos que he mirado para esta función fueron lo suficientemente fácil para que los usuarios en general). Para el usuario, que aprendieron a utilizar el software y le gustó la idea de una vez al mes consecutivo, para extraer y eliminar todos sus archivos adjuntos a la vez. Para todos los demás tratamos de llegar a utilizarlo, les resulta demasiado complicado, así que nos limitamos básicos de la formación en Outlook.

En nuestro caso, se trabajó porque el Presidente fue uno de los grandes usuarios, y un gerente de alto nivel fue el el que le gustaba EZDetach. Nos dieron un impulso suficiente para ser capaz de decirle a la gente "no, nadie se pone de correo electrónico más cuota, si estas técnicas de trabajo para los peces gordos, que van a trabajar para usted!"

8voto

voretaq7 Puntos 63415

Parece que tienen una política formal que los empleados sean conscientes de: Hay un límite de 3 gb de almacenamiento sin razones válidas para que un caso especial de exención. "No puedo leer mi correo de" no es (en mi humilde opinión) una razón válida.
El administrador del usuario debe ser informado de que el usuario se niega a cumplir con toda la empresa ES la política, y usted necesita estar preparado para hacer un caso de negocio para el Nivel C de las oficinas por las que la política tiene sentido. (En estos días donde todo el mundo tiene una cuenta de gmail la real que justifica va a ser el costo).
Si esta persona realmente necesita su espacio extra deben ser capaces de darle una justificación por escrito por una cuota de golpe.


Más allá de eso, usted debe enviar una CYA Memo (en papel, guardar una copia) para el usuario(s) que están cerca de los 3 gb de umbral y de su responsable(s) detallando el hecho de que el usuario va a dejar de recibir correo postal si no reducen su utilización o presentar una razón válida que necesitan más espacio. Ya salió de su camino para ayudar a esta persona, por lo que en este momento después de un aviso por escrito que se convierte en su responsabilidad de tomar acción (limpiar o pedir a un incremento de la cuota), de lo contrario el correo rebota convertido en su fallo.
Usted quiere hacer todo lo posible para evitar una cara llena cuando las heces golpea el ventilador ya que esta persona de correo está rebotando.

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